開頭稱呼
一般來說，開頭奠定了整個(gè)郵件的基調(diào)。
如果你知道對(duì)方的名字，且比較親密，就用Dear/Hi開頭，比如寫給David，稍微正式一點(diǎn)、寫給老板，需要請(qǐng)求人幫助Dear David，輕松一點(diǎn)用Hi David。
如果知道對(duì)方名字，且不太熟悉，則需要Dear Mr.Wang這樣子，注意對(duì)女士，除非人家自我介紹過用Mrs. （夫人，已婚，后加丈夫的姓）或者M(jìn)iss（小姐，未婚，后面加自己的姓），請(qǐng)用Ms.（女士，不知道人家婚否），最保險(xiǎn)。注意哦，在英語商務(wù)郵件中，就算對(duì)總經(jīng)理之類的高層都不用Dear Manager之類的，一般都直接稱呼名字，當(dāng)然具體情況具體分析。
如果不知道對(duì)方的姓名，比如寫給一些郵箱前綴是info，events，hr這樣子的，就可以用一句To whom it may concern（致相關(guān)人士）。
如果有時(shí)候要發(fā)給很多人，三個(gè)及三個(gè)以內(nèi)用對(duì)方的名字，DearJane, David and Michael，一般女士的名字放在前面，或者統(tǒng)一按照資歷排。三個(gè)收件人以上的，就不要在那邊碼名字了，人家看著也累，就直接Dear all，或者Dear colleagues / friends，用統(tǒng)一的稱呼就好。
開頭問候/自我介紹
稱呼后面就是問候和自我介紹。如果經(jīng)常郵件來回，這部分就沒有必要。如果第一次對(duì)接對(duì)方的部門，就一定要熱情地作自我介紹： I am Stella Liang，marketing assitant fromxx, writing to confirm with you……這里要把寫郵件的目的或者以后要往來溝通的方面都說一下。
如果不是特別正式的郵件，可以輕松一點(diǎn)問候和自我介紹：Warmgreetings from Stella，marketing assitant from xx (部門/公司等，無縫連接自我介紹）。如果正巧遇上節(jié)假日，不管輕松否的郵件都可以來一句：Warmgreeting for your New Year of 2017。還有一個(gè)句式，I hope myemail finds you a nice day / a nice beginning of New Year 2017.
如果剛剛是公眾節(jié)假日或者對(duì)方的年假回來，也可以加一句：Ihope you had a nice annual holiday. 提示一下人家美好的假期，說不定看郵件的心情會(huì)好很多哦。
正文主干內(nèi)容
正文的主干，整封郵件的核心，我用以下幾個(gè)類型分段說明。
<向老板作報(bào)告：
工作中向老板做工作內(nèi)容，成果等報(bào)告的情況很普遍，這關(guān)系到老板對(duì)自己工作的滿意度，直接影響年終獎(jiǎng)和升職加薪。老板時(shí)間寶貴，客套的話也不用太多，也一定不能啰嗦，直接切入主題為好。相信大家都會(huì)為老板準(zhǔn)備了很多精彩的內(nèi)容，這時(shí)候，一般是有對(duì)應(yīng)的PPT，Excel / Word文件的，這個(gè)作為附件就好，郵件正文中只要附上概要就行。
比如，向老板報(bào)告最近一周的銷售：During thelast week, our team achieved well wth the target, 25 million and had a greatscale growth of 8%. Please see below the sales by customers.
這里附上截圖更好。附送小技巧：Excel做出的數(shù)據(jù)報(bào)告，一般都需要一頁匯總，如果不是很長，可以直接選中復(fù)制，然后在outlook中以圖片作為粘貼，這樣的粘貼不容易被隨意改變格式，美觀性更好；注意圖片不要太大，可以選中圖片之后壓縮。
附上圖片之后再用文字簡(jiǎn)短說明一下，然后引入到附件：Formore details，please refer to the attachment / the belowreport.
前者讓人參考附件，但是如果附件超過2M（一般郵箱容量有限，單封郵件不能超過10M），公司有公盤，就麻煩只要附上公盤鏈接好了。當(dāng)然，要考慮老板是否在辦公室，是否能夠很方便地進(jìn)入公盤。這里再附送一個(gè)小技巧，發(fā)送公盤里的文件，除了給老板公盤路徑讓TA去手動(dòng)打開，還可以我們?cè)诠P打開文件，然后選擇左上角文件，復(fù)制文件鏈接放在郵件中生成超鏈接，這樣就可以讓老板收到郵件之后直接點(diǎn)開了。
給老板寫報(bào)告，無非兩個(gè)原則：要點(diǎn)突出&簡(jiǎn)潔明了。
<通知型：
平常工作中，經(jīng)常要給一位或者一群同事發(fā)送通知。從小我們就知道通知就幾個(gè)要素，5W+H（when、where、who、why、what、how），在什么時(shí)間設(shè)么地方，需要誰做什么，原因是什么，需要怎么做，那就千萬不要遺漏這些要點(diǎn)，時(shí)間地點(diǎn)簡(jiǎn)短的詞語還可以加粗加背景色。注意盡量不要加大字體或者多處突出，會(huì)像街頭小廣告一樣顯得很不專業(yè)。
比如：According to themanagement team, I am writing to inform that to welcome the New Year of 2017and to thank you for your great effort in 2016, all the marketing team memberswill have a gala dinner at 6:00pm next Friday, Jan 21st at the Kerry Center,Pudong. Please see attached the detailed agenda, dress code and the venueaddress. （換行）Looking forward to seeing you next Friday!
如上，以上可以在郵件正文中再補(bǔ)充幾點(diǎn)要點(diǎn)，更詳細(xì)的內(nèi)容就放到附件里面，時(shí)間和地點(diǎn)等信息加粗標(biāo)示。請(qǐng)?jiān)卩]件發(fā)出前，多多檢查是否遺漏要點(diǎn)。
<請(qǐng)求同事的幫助：
工作中經(jīng)常需要發(fā)郵件向同事求助，這樣的郵件有三個(gè)原則：1.名正言順，抄送自己的老板和對(duì)方的老板，前者是為了告訴對(duì)方我找你幫忙不是為了私事，而是公事，得到我老板的認(rèn)證的；抄送對(duì)方的老板是讓老板知道對(duì)方額外做了什么，給人顯顯功。2.清晰明了，讓對(duì)方需要幫你做什么以及為什么需要做這個(gè)事情，一定要清晰明了。3.言辭客氣，畢竟是找人家?guī)兔�，就算�?jí)別比對(duì)方高，也要客氣一些，這樣人家才更愿意一些，做的東西也可能會(huì)更好一些。
比如：As we are preparing forthe gala dinner next Friday, we plan to arrange shuttle bus between office andthe venue, could you kindly help book 5 buses (one for 40 passengers) on thatday? We need them stand by here at 4:00pm next Friday, Jan 21st and we will setout at about 5:00pm to Kerry Center, Pudong. Then we won't need them. Pleasesee attched my application form for your reference. Thank you very much.
需要人家做的事情，具體的時(shí)間點(diǎn)等重要信息一定要標(biāo)出，客氣用語經(jīng)典句型： Could you please kindly help do.
<社交場(chǎng)合之后的合作邀請(qǐng)/問候：
社交中有一件重要的事情就是要一直提醒對(duì)方，我在這里我在這里。用郵件來提醒對(duì)方是一件得體且比較有效的方式。
比如你在一次酒會(huì)中，和對(duì)方相談甚歡，互相交換了名片，之后正巧趕上什么假期或者節(jié)日，你就可以來一個(gè)問候了，郵件標(biāo)題可以直接是Best wishes for your New Year 2017 from Stella. 正文中的問候如之前提到的：Best wishes for your New Year 2017 from Stella, marketing assistantfrom XX group. It was very nice to meet and talk with you on the Networkingheld by American Chamber on Tuesday. As we talked before, I am sure in the nearfuture, we will have more chances to get together. Looking forward to seeingyou again. Again please accept my sincere regards for your beginning of NewYear.（記得分段哦）
萬一沒有趕上節(jié)假日，但是剛好來了一個(gè)可能的合作機(jī)會(huì)，如上文介紹自己和復(fù)述相識(shí)場(chǎng)合之后你就可以這么寫了：
It was very nice to meet and talk withyou on the Networking held by American Chamber on Tuesday. Your idea aboutsocial media trend of after 90s in China was really impressive. Our companywill hold a breakfast seminar about related topics next month and we want tosincerely invite you as one of our speakers. I am wondering if you areinterested in it. Looking forward to your news.
結(jié)尾
不是結(jié)尾的結(jié)尾，萬能的“如果你有什么問題，歡迎隨時(shí)聯(lián)系我”，有以下幾種句型，從正式到不正式： Should you have any concern / questions / problems / incovenience,please do not hesitate to contact me / please feel free to let me know. Let meknow if there are some questions.
一般如果趕上周末或者節(jié)假日，我都會(huì)加一句問候或者祝福之類的，比如簡(jiǎn)單的“Have a nice weekend.”。
如有必要，記得加上客氣的感謝：Thank you。如果覺得這個(gè)太俗氣，也可以啟用Cheers，這里不是干杯的意思哦，就是謝謝。
祝福語，Best / Kind regards等。
最后一步，署名加上簽名。簽名怎么設(shè)置我不贅述，但是簽名千萬別千篇一律只用一個(gè)，至少要有兩個(gè)：一個(gè)是詳細(xì)的，完整的信息，英文全名，電話總機(jī)/分機(jī)號(hào)，部門，公司全稱，公司地址，如有必要，中文名，手機(jī)號(hào)，職稱/職位，郵箱地址的必要性不是很強(qiáng)，因?yàn)槟惆l(fā)出郵件了呀；還有一個(gè)內(nèi)部的，寫上分機(jī)號(hào)和英文名就好了。前者用于發(fā)給你第一次開始接觸的人，后者用來發(fā)給熟悉的人。
*郵件常用語補(bǔ)充
FYI：foryour information. 用來轉(zhuǎn)發(fā)回復(fù)別人要的資料時(shí)常用，但是注意這個(gè)主要適用于發(fā)給平級(jí)或者下級(jí)，發(fā)給老板一般可以簡(jiǎn)單說明一下是什么內(nèi)容。
ASAP：assoon as possible. 盡快，帶催促，但是合理范圍內(nèi)。
EOB：End of Business Day. 在工作日結(jié)束之前，言下之意是下班之前，這個(gè)點(diǎn)因行業(yè)而異，有些行業(yè)可能是正常的五六點(diǎn)下班，有些則是加班之后的下班。
再啰嗦一句，雖然對(duì)方郵件中不會(huì)說收到請(qǐng)回復(fù)，但是收到別人發(fā)的資料和通知，回復(fù)是基本的禮儀，不用稱呼和問候，可以用簡(jiǎn)單的Well received with many thanks.
發(fā)送郵件之前，還有……
在一封郵件發(fā)出之前，除了以上叨叨的正文，還有重要的部分，標(biāo)題，發(fā)送人（To），抄送人（CC），甚至特殊情況下的密送（BCC）還有附件。
寫郵件標(biāo)題的原則是簡(jiǎn)潔明了，把通知的關(guān)鍵詞寫上，麻煩人幫忙也要寫上截止日期（Deadline）等。注意在多方來回之后，記得不要默認(rèn)“Re: Re: FW:Re:Re” 這樣的字眼，如果發(fā)現(xiàn)已經(jīng)多方來回了，就說明整個(gè)事情郵件暫時(shí)說不清了，請(qǐng)盡早電話或者見面溝通。
發(fā)送人顧名思義，千萬不要搞錯(cuò)，有些人手快，輸入幾個(gè)字母系統(tǒng)默認(rèn)跳出一個(gè)人的名字就發(fā)出去了，雖然可以撤回，但是也可能會(huì)引起不必要的麻煩。抄送人就是相關(guān)的人，工作環(huán)境中，一般會(huì)抄送自己的領(lǐng)導(dǎo)和對(duì)方的領(lǐng)導(dǎo)。至于密送比較特殊，我?guī)缀鯖]有在工作場(chǎng)合中用過，就不獻(xiàn)丑了。
關(guān)于附件，相信幾乎每個(gè)人在發(fā)送的過程中都把它遺漏過。有一個(gè)好方法就是在填寫發(fā)送人之前寫粘貼附件，逐漸養(yǎng)成這個(gè)習(xí)慣。
