關(guān)于項(xiàng)目管理，已有不少人著書(shū)立說(shuō)。假如你有興趣了解這門知識(shí)，只需瀏覽一下美國(guó)項(xiàng)目管理學(xué)會(huì)（PMI）所推出的 PMBOK （Project Management Body of Knowledge），或者到書(shū)店找?guī)妆居嘘P(guān)的出版物讀讀，就可略知一二。我權(quán)且將這類書(shū)籍中所論及的項(xiàng)目管理技巧稱為“硬技巧”。掌握了所有這些必需的硬技巧，你就可以知道該如何去管理一個(gè)項(xiàng)目，懂得如何從事項(xiàng)目管理，但要做到一個(gè)有資格、一個(gè)稱職的項(xiàng)目管理從業(yè)人員卻還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。
其實(shí)，項(xiàng)目管理的大挑戰(zhàn)是在于能靈活地應(yīng)用各種技巧，除了知識(shí)體系中的技巧外，還有其他技巧可尋，這些技巧對(duì)項(xiàng)目的管理同樣具有舉足輕重的作用，我將它們稱作“軟技巧”。如果缺乏良師指點(diǎn)，只有通過(guò)一生中無(wú)數(shù)次的嘗試與失敗才能獲得這種“軟技巧”。
項(xiàng)目管理的技巧需要能夠因應(yīng)項(xiàng)目的特性，考慮執(zhí)行時(shí)項(xiàng)目所在的地理位置、項(xiàng)目小組的人員結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目贊助人的性格特質(zhì)、項(xiàng)目的涉及人及利益相關(guān)者等各方面而改變項(xiàng)目管理的風(fēng)格；此外，對(duì)于你的直接用戶、有關(guān)的行規(guī)慣例、環(huán)境以及企業(yè)文化等，也不容忽視。這種自我調(diào)整的技巧，取決于你目前的工作任務(wù)、對(duì)象、伙伴以及場(chǎng)所。掌握了這些軟技巧，你將不再只是有資格做項(xiàng)目經(jīng)理，而是可以做得更得心應(yīng)手、游刃有余。
缺少這種軟技巧，會(huì)增加項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。大多數(shù)的 IT 項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)于技術(shù)上的風(fēng)險(xiǎn)，通常都能很好地預(yù)測(cè)和管理，但對(duì)于軟技巧方面的各種風(fēng)險(xiǎn)，他們往往預(yù)計(jì)不足，管理不當(dāng)。這也是他們項(xiàng)目失敗的主要原因之一。
Gartner Group 在 2001 年為《財(cái)富》 500 強(qiáng)企業(yè)開(kāi)展了調(diào)查，結(jié)果顯示 IT 項(xiàng)目中有 72% 以上是失敗的。想一想這些 500 強(qiáng)企業(yè)的 IT 項(xiàng)目正由數(shù)千位項(xiàng)目經(jīng)理把持著，其中不少是 PMI 認(rèn)證的管理人員，這一失敗的比率之高，實(shí)在令人瞠目。
大多數(shù)的失敗案例中，都普遍存在計(jì)劃不能按時(shí)完成和超預(yù)算的問(wèn)題。世界 500 強(qiáng)企業(yè)內(nèi)都有本身一整套完整的開(kāi)發(fā)和管理的體系。他們聘用的項(xiàng)目經(jīng)理平均有五年以上的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)。盡管如此，此次調(diào)查的結(jié)果，還是引起了人們對(duì) IT 產(chǎn)業(yè)的不少擔(dān)憂。
任何項(xiàng)目都包含五大不確定要素，因此，誰(shuí)能有效控制這五大要素，誰(shuí)就已經(jīng)對(duì)管理項(xiàng)目的成功，擁有了 50% 的把握。五大不確定要素是：
1 ． 項(xiàng)目范圍
2 ． 項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間
3 ． 項(xiàng)目質(zhì)量
4 ． 資源數(shù)量
5 ． 資源質(zhì)量，即技術(shù)技巧
讓我們研究一下這五種要素，看看它們是如何對(duì)項(xiàng)目的結(jié)果產(chǎn)生影響的。假設(shè)“項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間”為確定量（多數(shù)項(xiàng)目如此）而且不能改變，那么：
-- 增加應(yīng)用功能（即范圍改變），則完成項(xiàng)目的時(shí)間會(huì)延長(zhǎng)，成本增加。假如既要增加新的功能，又要按時(shí)完成項(xiàng)目，就只能降低項(xiàng)目質(zhì)量或增加項(xiàng)目的資源。
-- 提高產(chǎn)品質(zhì)量，通常完成任務(wù)的時(shí)間增加，成本也增加。因此，要提高項(xiàng)目質(zhì)量，就得增加項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間，或縮小項(xiàng)目范圍，或擴(kuò)大項(xiàng)目資源。
-- 項(xiàng)目小組中技術(shù)熟練的人員越少，完成任務(wù)的時(shí)間就會(huì)越長(zhǎng)。用于項(xiàng)目資源的費(fèi)用可能會(huì)減少，但項(xiàng)目的總體成本會(huì)更高。
-- 增加項(xiàng)目小組成員人數(shù)不一定就能促使項(xiàng)目早日完成，但卻會(huì)增加項(xiàng)目的成本。為了確保不超出預(yù)算，可能只好通過(guò)降低項(xiàng)目質(zhì)量或者縮小項(xiàng)目范圍來(lái)實(shí)現(xiàn)提前完成任務(wù)。
通過(guò)這樣交叉探討上述五個(gè)可變要素，可以發(fā)現(xiàn)，要使項(xiàng)目成功，可采取的辦法有多種，但前提是：各種軟技巧風(fēng)險(xiǎn)在整個(gè)項(xiàng)目周期中并沒(méi)起任何作用。所謂『軟技巧』> -- 當(dāng)你需要項(xiàng)目贊助人在項(xiàng)目的關(guān)鍵時(shí)刻簽字確認(rèn)時(shí)，他 / 她卻出差在外；
-- 項(xiàng)目小組的成員本應(yīng)開(kāi)始進(jìn)行你的項(xiàng)目時(shí)，卻還因別的項(xiàng)目脫不開(kāi)身；
-- 你的項(xiàng)目小組成員在從事你的項(xiàng)目的同時(shí)，還得為他 / 她的直接上司交辦其它任務(wù)花費(fèi)時(shí)間，不能全力為你的項(xiàng)目推進(jìn)；
-- 項(xiàng)目計(jì)劃或預(yù)算中未將所需的差旅時(shí)間和開(kāi)支包括在內(nèi)；
-- 為應(yīng)付范圍變更的要求而需要花費(fèi)大量的資源和時(shí)間來(lái)進(jìn)行商業(yè)和技術(shù)評(píng)估，間接影響到項(xiàng)目的進(jìn)展；
-- 項(xiàng)目小組成員在你的項(xiàng)目中增加了一些與項(xiàng)目無(wú)關(guān)的活動(dòng)所花費(fèi)的時(shí)間，為了避免另一個(gè)項(xiàng)目超時(shí)；
-- 政府的有關(guān)規(guī)定變更導(dǎo)致范圍變更，但項(xiàng)目的后期限并不能因應(yīng)范圍改動(dòng)而延長(zhǎng)；
-- 會(huì)計(jì)部門通常都會(huì)在月底忙于帳目結(jié)算，而客戶培訓(xùn)卻被安排了在月底后一周舉行；
-- 由于缺乏一種共同語(yǔ)言，與某一海外供應(yīng)商 / 外包商的溝通時(shí)間比預(yù)期更長(zhǎng)；
-- 項(xiàng)目小組士氣不高，因?yàn)轫?xiàng)目的完成時(shí)限已定死，人人都在為幾乎無(wú)法企及的目標(biāo)疲于奔命。
其實(shí)，項(xiàng)目管理的大挑戰(zhàn)是在于能靈活地應(yīng)用各種技巧，除了知識(shí)體系中的技巧外，還有其他技巧可尋，這些技巧對(duì)項(xiàng)目的管理同樣具有舉足輕重的作用，我將它們稱作“軟技巧”。如果缺乏良師指點(diǎn)，只有通過(guò)一生中無(wú)數(shù)次的嘗試與失敗才能獲得這種“軟技巧”。
項(xiàng)目管理的技巧需要能夠因應(yīng)項(xiàng)目的特性，考慮執(zhí)行時(shí)項(xiàng)目所在的地理位置、項(xiàng)目小組的人員結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目贊助人的性格特質(zhì)、項(xiàng)目的涉及人及利益相關(guān)者等各方面而改變項(xiàng)目管理的風(fēng)格；此外，對(duì)于你的直接用戶、有關(guān)的行規(guī)慣例、環(huán)境以及企業(yè)文化等，也不容忽視。這種自我調(diào)整的技巧，取決于你目前的工作任務(wù)、對(duì)象、伙伴以及場(chǎng)所。掌握了這些軟技巧，你將不再只是有資格做項(xiàng)目經(jīng)理，而是可以做得更得心應(yīng)手、游刃有余。
缺少這種軟技巧，會(huì)增加項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。大多數(shù)的 IT 項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)于技術(shù)上的風(fēng)險(xiǎn)，通常都能很好地預(yù)測(cè)和管理，但對(duì)于軟技巧方面的各種風(fēng)險(xiǎn)，他們往往預(yù)計(jì)不足，管理不當(dāng)。這也是他們項(xiàng)目失敗的主要原因之一。
Gartner Group 在 2001 年為《財(cái)富》 500 強(qiáng)企業(yè)開(kāi)展了調(diào)查，結(jié)果顯示 IT 項(xiàng)目中有 72% 以上是失敗的。想一想這些 500 強(qiáng)企業(yè)的 IT 項(xiàng)目正由數(shù)千位項(xiàng)目經(jīng)理把持著，其中不少是 PMI 認(rèn)證的管理人員，這一失敗的比率之高，實(shí)在令人瞠目。
大多數(shù)的失敗案例中，都普遍存在計(jì)劃不能按時(shí)完成和超預(yù)算的問(wèn)題。世界 500 強(qiáng)企業(yè)內(nèi)都有本身一整套完整的開(kāi)發(fā)和管理的體系。他們聘用的項(xiàng)目經(jīng)理平均有五年以上的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)。盡管如此，此次調(diào)查的結(jié)果，還是引起了人們對(duì) IT 產(chǎn)業(yè)的不少擔(dān)憂。
任何項(xiàng)目都包含五大不確定要素，因此，誰(shuí)能有效控制這五大要素，誰(shuí)就已經(jīng)對(duì)管理項(xiàng)目的成功，擁有了 50% 的把握。五大不確定要素是：
1 ． 項(xiàng)目范圍
2 ． 項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間
3 ． 項(xiàng)目質(zhì)量
4 ． 資源數(shù)量
5 ． 資源質(zhì)量，即技術(shù)技巧
讓我們研究一下這五種要素，看看它們是如何對(duì)項(xiàng)目的結(jié)果產(chǎn)生影響的。假設(shè)“項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間”為確定量（多數(shù)項(xiàng)目如此）而且不能改變，那么：
-- 增加應(yīng)用功能（即范圍改變），則完成項(xiàng)目的時(shí)間會(huì)延長(zhǎng)，成本增加。假如既要增加新的功能，又要按時(shí)完成項(xiàng)目，就只能降低項(xiàng)目質(zhì)量或增加項(xiàng)目的資源。
-- 提高產(chǎn)品質(zhì)量，通常完成任務(wù)的時(shí)間增加，成本也增加。因此，要提高項(xiàng)目質(zhì)量，就得增加項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間，或縮小項(xiàng)目范圍，或擴(kuò)大項(xiàng)目資源。
-- 項(xiàng)目小組中技術(shù)熟練的人員越少，完成任務(wù)的時(shí)間就會(huì)越長(zhǎng)。用于項(xiàng)目資源的費(fèi)用可能會(huì)減少，但項(xiàng)目的總體成本會(huì)更高。
-- 增加項(xiàng)目小組成員人數(shù)不一定就能促使項(xiàng)目早日完成，但卻會(huì)增加項(xiàng)目的成本。為了確保不超出預(yù)算，可能只好通過(guò)降低項(xiàng)目質(zhì)量或者縮小項(xiàng)目范圍來(lái)實(shí)現(xiàn)提前完成任務(wù)。
通過(guò)這樣交叉探討上述五個(gè)可變要素，可以發(fā)現(xiàn)，要使項(xiàng)目成功，可采取的辦法有多種，但前提是：各種軟技巧風(fēng)險(xiǎn)在整個(gè)項(xiàng)目周期中并沒(méi)起任何作用。所謂『軟技巧』> -- 當(dāng)你需要項(xiàng)目贊助人在項(xiàng)目的關(guān)鍵時(shí)刻簽字確認(rèn)時(shí)，他 / 她卻出差在外；
-- 項(xiàng)目小組的成員本應(yīng)開(kāi)始進(jìn)行你的項(xiàng)目時(shí)，卻還因別的項(xiàng)目脫不開(kāi)身；
-- 你的項(xiàng)目小組成員在從事你的項(xiàng)目的同時(shí)，還得為他 / 她的直接上司交辦其它任務(wù)花費(fèi)時(shí)間，不能全力為你的項(xiàng)目推進(jìn)；
-- 項(xiàng)目計(jì)劃或預(yù)算中未將所需的差旅時(shí)間和開(kāi)支包括在內(nèi)；
-- 為應(yīng)付范圍變更的要求而需要花費(fèi)大量的資源和時(shí)間來(lái)進(jìn)行商業(yè)和技術(shù)評(píng)估，間接影響到項(xiàng)目的進(jìn)展；
-- 項(xiàng)目小組成員在你的項(xiàng)目中增加了一些與項(xiàng)目無(wú)關(guān)的活動(dòng)所花費(fèi)的時(shí)間，為了避免另一個(gè)項(xiàng)目超時(shí)；
-- 政府的有關(guān)規(guī)定變更導(dǎo)致范圍變更，但項(xiàng)目的后期限并不能因應(yīng)范圍改動(dòng)而延長(zhǎng)；
-- 會(huì)計(jì)部門通常都會(huì)在月底忙于帳目結(jié)算，而客戶培訓(xùn)卻被安排了在月底后一周舉行；
-- 由于缺乏一種共同語(yǔ)言，與某一海外供應(yīng)商 / 外包商的溝通時(shí)間比預(yù)期更長(zhǎng)；
-- 項(xiàng)目小組士氣不高，因?yàn)轫?xiàng)目的完成時(shí)限已定死，人人都在為幾乎無(wú)法企及的目標(biāo)疲于奔命。
